用于卖方辅助自动化支付处理和异常管理的系统和方法

专利名称：用于卖方辅助自动化支付处理和异常管理的系统和方法
技术领域：
本发明通常涉及用于管理异常，诸如根据由卖方发送的发票，由买主进行调整的系统和方法。更具体地说，本发明提供用于处理异常，诸如由买方扣除或买方的帐款，在卖方端处理交易，关闭交易和更新卖方的记帐系统的卖方辅助自动化系统和方法。
背景技术：
图1示例说明根据现有技术，用于采购商品的典型的交易100。如图1所示，交易包含买方1010、卖方130和金融机构120。通常，买方110将采购请求102或采购订单发送给卖方130。采购请求102识别买方110所需的商品。卖方130接收买方的采购请求，然后将商品运送给买方110。
与商品一起或分开，卖方130可以发送报表或发票105。发票105通常列出所运送的商品以及可以包括其他信息，诸如价格、数量、卖方编码或标识，诸如SKU码和/或其他订单信息。另外，代替用于单个出货的单个发票，在将多个出货发送到相同的买方的情况下，可以采用反映多个出货的报表。
只要买方110已经接收到卖方的商品和发票105，买方110必须在那一时间或稍后的某些时间，支付货款。目前，在许多情况下，买方使用各种方法的任何一种，包括现金、支票、信用卡、自动化交易所(ACH)或其他电子/电汇支付货款。与支付方法无关，将买方的支付和/或信息传送到金融机构120，作为汇款信息115。在一些情况下，支付和/或信息初始地发送给卖方130，然后将其传递到金融机构120。
金融机构120接收买方的支付和汇款115，以及将其存入金融机构120的卖方的帐户。然后，金融机构120通过将支付数据125发送给卖方130，提醒卖方130已经接收到支付。
支付数据125可以采用按月、按周或通常日计汇总表的形式。在最佳结构中，一天几次更新帐户汇总表。支付数据也可以电子地发送到卖方130或可以通过允许卖方电子地访问金融机构的记录提供给卖方130，或可以将复印件邮递给卖方130。
另外，如上所述，可以以各种方法的任何一种接收买方支付。然而，与所接收的支付类型无关，通常由金融机构将支付转换成电子表示。例如，可以扫描或成像由金融机构接收的纸张支票，以及通过金融机构120的数据录入员，可以将支票面上的支付数据转换成电子表示。ACH或电汇已经采用电子形式，而且交易的金融机构的记录也可以反映例如ACH的发起人和ACH的日期。典型地，大多数银行的电子数据发送给卖方130，作为支付数据125。
只要卖方130接收到支付数据125，那么，卖方130必须着手将每个接收的支付与相应的发票匹配的艰苦任务。即，为确认买方110已经支付所运送的商品，卖方130将从金融机构120接收的支付数据125与发送给买方110的发票数据105匹配。只要卖方130已经匹配发票数据105和支付数据125，假定发票数据与支付数据完全匹配，判定关闭交易。对具有多个发票的卖方来说，该过程非常耗时。
因此，直到通过关闭交易，支付数据125已经与发票数据105成功匹配为止，卖方130不知道是否买方10接收到正确的支付。买方110可能例如多付或或少付。因此，直到关闭交易为止，卖方130不能确信在金融机构120的卖方帐户中反映的当前余额是否表示可用现金，或是否一些金额到期，例如作为多付返还给买方110。
如所期望的，匹配支付数据和发票信息可能相当费时，特别是当卖方130正将商品运送给多个买方110时。另外，匹配支付数据和发票信息可能更复杂，因为所接收的支付数据125可以与发票105不匹配。
即，买方可能提交与开发票金额不同的支付。由买方提交的支付可以少于或大于开发票的金额。例如，当买方的支付并非用于所有商品时，例如当一些商品未接收到或损坏时，由买方提交的支付可以少于开发票金额。另外，由于关于商品的价格或数量或买方接收的折扣不一致，买方支付可能少于开发票金额。相反地，由于买方错误，诸如印刷错误或开帐单差异，或当买方预付或过多支付时，买方提交的支付可以大于开发票金额。
当买方接收的支付与卖方发票不匹配时，通常对发票进行调整。当调整导致发票金额减小时，调整称为扣除(也称为扣款或争议)。通常，客户要求调整。这种调整要求通常称为调整请求。尽管扣除不一定必须引用特定的卖方发票，但调整请求通常以发票金额的扣除的形式。例如，当客户收到受损商品时，他或她要求降低发票金额来反映该商品已经被损坏，因此，以发票金额的扣除的形式，要求调整请求。另外，如果卖方发票开始就是错误的，买方支付可能与卖方发票不匹配。另外，卖方发票可能进行调整，诸如例如买方特定的折扣。
调整请求可以以几种形式。例如，调整请求可以是从买方到卖方，请求调整的电话。同时，调整请求可以是从客户到卖方的信件或电子邮件。另外，调整请求可以是低于发票金额的支付或同意的折扣，以及概述调整原因的收方备忘录。另外，调整请求也可以是电子通信的任何形式，诸如来自网站的电子数据。
只要卖方接收到调整请求，调整请求通常传递给人，以便审阅。审阅者是审阅调整请求以及相关凭证的个人，以便同意或拒绝调整请求。允许特定客户进行调整可能需要不至一个审阅者的同意。只要所有审阅者已经审阅该调整请求以及所有相关凭证，同意或拒绝该调整请求。
如果卖方同意调整请求，卖方将帐款发出给客户。重新给买方开发票对卖方的记帐系统具有与向客户发出帐款类似的效果。相反地，如果客户以扣除发票金额的形式请求调整，以及卖方核准调整请求，卖方通过帐款备忘录，减少发票金额，以及从买方接收更低支付。
如上所述，当卖方接收调整请求时，卖方必须监视和解决调整请求。典型地，卖方必须手动地收集调整请求和所有相关凭证。相关凭证通常包括发票、支付信息和交货信息。支付信息是确认商品的支付的任何证明文件。例如，支付信息可以包括来自客户的支票、从客户到卖方的电子转帐，或记帐的费用证明文件。交货信息是确认交货的任何证明文件。例如，交货信息可以是交货证明。
只要卖方收集调整请求和所有相关凭证，卖方将调整请求和相关凭证发送到一个或多个审阅者。集合调整请求和将调整请求发送到正确的审阅者很困难且实际上很耗时。对使用较早系统的卖方，通常，必须将支持调整请求的凭证手动地集合成调整包。另外，调整包当从一个个审阅者传送时，必须保持在一起。最后，在传送调整包中通常存在延迟以及存在丢失部分或所有支持凭证的可能。
更多现代系统通常包含以电子形式的调整包的凭证的至少一部分。例如，可以通过审阅者桌处的审阅者，从电子库存系统检索提货单。然而，大多数的凭证通常仍然以纸张的形式。另外，即使凭证项的一个或多个是以电子形式，凭证项通常在不交叉通信的不同系统上。
另外，即使调整包中的凭证项以电子形式可用，当前商业实施通常是双倍劳动强度，特别是在要求多个审阅者的情况下。例如，第一审阅者可能接收调整包的纸件部分，登录到第一应用中以便检索凭证的第一电子项，登录到第二应用以便检索凭证的第二电子项等等，以及最终核准该调整。然后，将该调整发送到通常重复正好由第一审阅者执行的过程或可能审阅由第一审阅者定制的调整凭证的副本的第二审阅者。
图2示例说明用于处理销售商品的交易的典型工作流200。首先，在步骤210，卖方端201将发票发送到买方端202。接着，在步骤220，由卖方初始地审阅该发票。在步骤230中，例如，通过进行调整，处理任何争议。同时，在步骤230，由买方审阅和核准任何争议或调整。如下文进一步所述以及在图2中所示，争议和调整过程可能对卖方相当费时和费力。最后，在步骤240，将支付从买方发送到卖方。
接着，在步骤240，通常将从买方接收的支付与卖方的发票手动匹配，这相当费时。即使电子地提供一些数据，买方的支付系统通常不提供在没有任何实质上的人工参与下处理所接收的数据。另外，在步骤230，认为调整或争议过程对买方和卖方来说均劳动密集且漫长。
因此，用于解决调整的当前系统由于多种原因代价太大。首先，存在监控许多信息。该信息包括客户信息、发票信息、调整请求的原因(即，是否请求扣除或过付退还)、客户的过去发票、客户的过去调整请求，以及客户与卖方的信用额度，以及可以包括其他信息。
第二，在大量商业中，通常不能确保卖方的所有相关部门(例如其中会计部、成品库以及信贷部)均能审阅、审核以及核准或拒绝调整请求。不能确保卖方的所有相关部门审阅调整请求源自调整请求和相关凭证的手动结合，如上所述。无疑地，时常发生错误，其中，例如，审阅者未接收到他正确地审阅调整请求所需的所有凭证。
在相关问题中，确保卖方的所有相关部门以及时方式执行他们的审阅非常困难，特别是当包含几个部门时。例如，确保第一审阅者接收他审阅调整请求所需的所有凭证的延迟将导致后续审阅者的进一步延迟。用这种方式，当其他审阅者正等待第一审阅者完成调整凭证和相关凭证的审阅时，结果产生处理调整请求的延迟。当卖方要求多级审阅时(即一个审阅者必须等待和审阅调整请求的第一审阅者的决议)时，该延迟更麻烦。例如，在卖方要求应当由审阅者的管理人员审阅调整请求的所有初始审阅的情况下，将信息传送到一个或多个审阅者和从一个或多个审阅者接收决议的任何延迟反而导致另外的延迟。
最后，确保所有相关部门审阅调整请求的任何延迟将导致执行收集由客户拥有的欠款或将所拥有的退款发送给客户的另外的延迟。由于漫长收款延迟和客户信誉的损失，这会导致商业损失。另外，当前系统和方法不提供调整管理系统和方法与卖方的银行间的集成。
因此，长期感到需要一种销售管理解决方案，消除或最小化与当前系统有关的许多问题。特别感到需要提供调整管理的最大自动化程度的这种系统，例如确保收集所有相关凭证并交付给人工审阅者。另外，长期存在需要一种简化将未完成的调整传送给相关人工审阅者以及提供最佳传送和调整过程的凭证，以及直接与卖方的金融机构集成的系统。同时，长期感到需要一种提供与卖方金融机构更大集成的调整管理系统。

发明内容
本发明的实施例提供用于自动化对从买方接收的支付的调整处理的系统和方法。即，买方向卖方发送支付，但买方的支付不与卖方的发票匹配。因此，可以要求对买方的支付调整。支付处理和异常管理应用接收买方的支付信息和从可用于卖方的数据检索买方专用的订单数据。支付处理和异常管理应用包括调整凭证产生器，基于支付数据和订单数据，自动地创建调整凭证。调整凭证可以是可用于不同调整的几种可用调整凭证的一个。然后，将调整凭证传递给工作流核准处理器。然后，工作流校准处理器将调整凭证传送到一个或多个人工审阅者。人工审阅者既可以是买方专用的或可以基于从买方接收的支付数据中的信息，或基于从买方接收的支付数据与买方专用订单数据，诸如买方的未付发票中的信息的比较确定。另外，调整管理应用最好与卖方的金融机构集成。


图1示例说明根据现有技术，用于购物商品的典型交易。
图2示例说明用于处理用于销售商品的交易的典型工作流。
图3示例说明根据本发明的实施例的自动化支付处理和异常管理系统。
图4更详细地示例说明图3的调整管理应用的实施例。
图5示例说明可以包括在支付数据中的一些类型的信息源的例子。
图6示例说明根据本发明的一个实施例的商业数据过滤器的操作的流程图。
图7示例说明由调整凭证创建者接收来允许调整凭证创建者创建和发送调整凭证的卖方专用信息的例子。
图8示例说明用于包含到调整凭证中的各种示例性凭证和其他项。
图9示例说明根据本发明的实施例的客户相符表格例子。
图10示例说明根据本发明的实施例的损坏表格例子。
图11示例说明根据本发明的实施例的折扣表格例子。
图12示例说明根据本发明的实施例的货运表格例子。
图13示例说明根据本发明的实施例的销售表格例子。
图14示例说明根据本发明的实施例的杂项表格例子。
图15示例说明根据本发明的实施例的价格表格例子。
图16示例说明根据本发明的实施例的数量表格例子。
图17示例说明根据本发明的实施例的回报表格例子。
图18示例说明根据本发明的实施例的税款表格例子。
图19示例说明根据本发明的实施例的保证书表格例子。
图20示例说明根据预先构成的买方专用调整核准流，工作流核准处理器的示例性操作。
图21示例说明概述等待由人工审阅者审阅的所有未完成(outstanding)调整的人工审阅者的示例性任务列表。
图22示例说明处理调整表格的过程的实施例的流程图。
图23示例说明调整凭证的高级表示，诸如图9-19的调整凭证。
具体实施例方式
图3示例说明根据本发明的实施例的自动化支付处理和异常处理系统300。该支付处理和异常管理系统300包括买方310、金融机构320、卖方330、调整处理应用340和支付和调整管理应用350。支付和调整管理应用350包括金融机构320和调整处理应用340。
如下进一步所述，采购请求从买方310传送到卖方330。发票信息305从卖方330传送到买方310。发票信息305可以与由卖方330提供的商品和/或服务分开传送，或可以与商品和/或服务一起传送。支付信息315从买方310发送到卖方的金融机构320。支付和汇款数据325从金融机构320发送到调整处理应用340。订单数据335从卖方发送到调整处理应用340。当为买方开基本商品开发票时，订单数据335可以从卖方发送到调整处理应用340，或在稍后时间可以发送到调整处理应用340。可以将过帐数据345从调整处理应用340发送到卖方330。
在操作中，支付处理和异常管理系统300通常如下进行。首先，买方310可以决定例如从卖方330采购商品。典型地，然后，买方310通过将采购请求302发送给卖方330，通知卖方330买方310希望购物。然后，卖方330接收买方的采购请求302。然后，卖方330将所期望的商品运送给买方310，以及将发票信息305发送给卖方310。
发票信息305最好包括与从卖方330运送到买方310的商品有关的信息。例如，发票信息305最好包括识别正运送的商品的卖方编码、价格、数量和/或其他订单信息。
如上所述，由买方310接收发票信息305和货。然后，买方310审阅所接收的商品。然后，买方310最好支付所接收的商品。然而，由于各种原因，买方支付的金额可以不同于由卖方330开发票的支付金额。
例如，如果所接收的商品与在发票信息305中识别的商品不一致，买方支付可以不同于该发票。另外，例如，可能损坏或破坏一些商品。另外，所接收的商品的商定价格或实际数量可以与在发票信息中出现的价格或商品数量不匹配。另外，卖方可能运送了除买方所需要的商品外的商品。这些仅是在将商品运送给买方中可能遇到的、会导致背离发票信息305的多种困难的一些例子。
参考图3。只要由买方310接收到商品，那么，买方通过将支付信息315传送到金融机构320，支付商品。即，买方310将包括支付的支付信息315提交给卖方的金融机构320。同样在一些情况下，买方310可能将付款直接提交给卖方330，依次地，将该支付提交给金融机构320。然而，如图3所示，本实施例通过将金融机构320与调整处理应用340集成，将金融机构320变成支付和调整处理应用350。
即，只要由买方310接收到商品或根据所附发票项，然后，买方支付货款。然而，如果商品的上述的一个或多个发生，买方作为支付提交的金额可能不同于发票信息305中包含的金额。当由买方310提交的支付金额不同于或小于包括在发票信息305中的支付金额时，将支付金额的差值称为扣除额。
如在背景部分中所述，当买方310用典型的方式进行扣除时，对卖方来说，进行扣除需要大量的工作。典型地，卖方必须协调从买方接收的支付金额和发送给买方的商品和发票信息，这可能是复杂且耗时的过程。
在一些前述系统中，为降低协调发票信息所花的时间，卖方可以请求买方手动地或通过网站提交借项凭单以便允许买方进行扣除。通过使用这种表格管理扣除可以在其内部记帐中有助于卖方，但可能伴随卖方核准的另外的延迟或买方的支出或帐款。因此，这种系统买方和卖方通常视为费力。在其他前述系统中，买方可能拒绝支付发票，除非它准确，即，除非在支付前，已经认可表明已经由买方接收所有调整的最终修改发票，或抵消不正确发票而发出的贷项清单，或扣除额。然而，这种系统通常卖方认为不利，因为通常包含支付的另外的延迟。
不利地，如图3所示，买方310将包括支付的支付信息315提交给卖方的金融机构320。然而，如图3所示，本发明通常将金融机构320与调整处理应用340集成，将金融机构320变成支付和调整处理应用350。
即，将买方的支付和汇款信息315发送到金融机构320。支付315可以以各种形式的任何一种，从现金或支票到电子转帐，诸如电子数据交换(EDI)。金融机构320接收支付和汇款信息315以及生成支付和汇款数据325。支付和汇款数据325最好包括所有支付和汇款信息，以及可以包括另外的汇款数据，诸如所接收的支票的扫描图像、所接收的汇款通知书和/或借项凭单。然后，支付和汇款数据325发送到调整处理应用340。
除支付和汇款数据325外，调整处理应用340还从卖方330接收订单数据335。订单数据335最好包括三种信息，发票相关信息、买方相关信息和卖方相关信息，以及可以包括另外的信息。
关于发票相关信息，订单数据335最好包括包含在发送给买方310的发票信息305中的所有信息，以及也可以包括与传送的商品有关的信息，诸如提货单或发票信息305的电子图像。
即，支付和汇款数据325的一个要素最好识别进行支付的买方。最好，在例如将发票初始发送到买方的时间，将未付发票预先发送或预先递送给调整处理应用340。如果调整处理应用340不能查到特定卖方的特定发票，那么调整处理应用340可以缺省为标准扣除形式，如下所述。另外，调整处理应用340可以询问卖方330以及检索用于所示买方的所有未付发票的清单，作为订单数据335。如果在支付数据325中未显示买方，调整处理应用340最好检索所有买方的所有未付发票。即，支付和汇款数据325最好指出买方。调整处理应用340然后查询卖方330与那个买方有关的所有信息。另外，调整处理应用340可以以各种方式，从卖方330检索数据。例如，与用于买方的单一发票的信息相反，可以由调整处理应用340接收订单数据335，作为表示用于一个或多个买方的多个发票的一批信息。另外，从买方310接收的支付信息315可以表示一批多个发票，而不是单一发票。
关于买方相关信息，订单数据335也最好包括与买方本身有关的信息，诸如买方先前订单号、应用于卖方的任何商定折扣或其他激励，例如如下所述。
关于卖方相关信息，订单数据335可以包括与卖方有关的信息，诸如产生订单的销售人员或用于调整核准的内部发送信息，如下进一步所述。
只要调整处理应用340接收支付和汇款数据325及订单数据335，那么，调整处理应用340进行尝试将所接收的支付和汇款数据325与从订单数据335检索的未付发票的一个或多个匹配。
如下进一步所述，参考图6，如果支付数据325马上可与一个或多个发票匹配，调整处理应用340将成功匹配的指示发送给卖方330，作为过帐数据345。过帐数据345最好表示通过该支付数据，支付哪一发票或哪些发票。卖方330接收过帐数据345，然后，更新卖方330的记帐系统记录来反映已经支付发票以便关闭交易。尽管当前论述集中在基于逐个发票的调整处理应用340的操作上，但调整处理应用也可以在成批基本上操作例如，可以同时处理一批发票。在所有发票已经批量和/或所处理所开发票的所有异常后，该批发票可以同时发送给卖方，如下进一步所述。例如，调整处理应用340可以处理该批发票，匹配能匹配的发票，然后，在将整批发票传递给卖方前，集中在分类剩余发票的异常上，如下进一步所述。然后，卖方的审阅者进一步审阅、修改和/或核准/拒绝异常。
如果支付数据325不马上与一个或多个发票匹配，那么卖方可以要求调整或错误发生，然后，调整处理应用340标记该支付数据，用于进一步处理，如下参考图6进一步描述。
然后，调整处理应用340尝试将卖方可配置的商业规则集应用于支付数据，以便尝试自动地解决和处理调整，如下进一步所述。例如，可以通过用于每个卖方的规则集，配置调整处理应用340，以便自动地准许低于某一阈值或少于发票金额的某一百分比的调整。
如果调整处理应用340不能自动地解决调整，那么，调整处理应用340可以生成调整表格。如下进一步所述，然后，使用由卖方配置的理由码，划分调整表格，然后发送到相关人员，以便解决，如下参考图4-20进一步描述。调整表格最好包括解决(核准或不核准)调整所需的所有数据。
在名为“System And Method For Automated Incoming Payment and InvoiceReconciliation”的U.S.专利申请No.XX/XXX,XXX中，描述了初始发票和支付匹配的操作，在此全部引入以供参考。另外，在XXXX年提交的名为“SystemAnd Mehtod For Automated Payment and Adjustment Processing”的U.S.专利申请No.XX/XXX,XXX中，进一步描述了自动化调整处理的操作，在此全部引入以供参考。
只要调整处理应用340已经处理支付和汇款数据325以及订单数据335，以及已经解决买方的调整，那么调整处理应用340将过帐数据345发送到卖方330。如下进一步所述，过帐数据345可以采用几种形式的任何一种，诸如创建贷项清单的指示、库存调整，或将扣除额转发到代收的指示。
如上所述，发票信息305采用几种形式的任何一种。例如，发票信息305可以是纸件凭证或电子凭证，诸如电子邮件、网络允许的形式，或其他EDI信息交换。
尽管上面相对于卖方定购商品描述了本实施例，相反，买方可能对安全服务感兴趣。类似的考虑在关于调整管理，实现服务的上下文中出现。尽管当前描述集中在商品上，但本支付处理和异常处理系统也同样适用于服务，而不是限定于商品。
如上所述，发票信息可以包括大量信息，如下进一步所述。然而，并非如下列出的所有信息项需要出现在发票信息中。可以通过卖方，配置将项包含为发票信息的一部分。例如，发票信息可以包括与由卖方330出售给买方310的商品和/或服务的数量和价格有关的信息。发票信息305也可以包括诸如发货日期、买方310的姓名和地址、卖方330的姓名和地址、到期从买方310传递给卖方330的任何金额，或买方310具有与卖方330的任何可用信用的信息。另外，发票信息305可以包括由卖方330使用的发票号，用于识别和跟踪目的。例如，发票信息305可以包括发票号，以便卖方330可以能跟踪已经将何种商品和/或服务交付给或提供给买方310。另外，发票信息305也可以包括提货单和/或其他凭证，诸如运费单、交货证明和/或报价。
与上述发票信息类似，支付信息可以采用由买方选择的多种形式的任何一种。例如，因此，支付信息315可以包括支票、金融机构汇票、出纳的支票、汇款单、记入信用额度的订单、本票或表示支付所接收的商品和/或服务的任何其他凭证。另外，支付信息315也可以包括支付的形式的电子图像。例如，支付信息315可以包括用来支付商品和/或服务的支票的电子图像。
进一步上述论述，就支付数据和/或汇款信息还没有以电子形式从买方获得来说，支付和汇款数据最好由金融机构320构成。即，金融机构320可以审阅输入的付款信息，诸如支票，然后，产生与该支票有关的数据集。例如，金融机构320可以电子地注释接收日期、数量、付款人、取款人以及任一帐户、MICR或支票上的发票号。金融机构也可以电子地成像所接收的支票、汇款信息以及借项凭单。然后，将由金融机构320所做的注释传递给调整管理应用，作为支付和汇款数据325的一部分。
另外，如果支付信息电子地传送到金融机构320，支付信息可以采用多种形式的任何一种。金融机构320通常处理所接收的付款信息，以及根据金融机构的内部处理需要，重新表示或重新格式化支付信息。然后，所重新处理的电子接收的支付信息传递给调整处理应用340，作为支付和汇款数据的一部分。
支付和汇款数据本身可以采用如由金融机构320所选择的多种格式的任何一种。例如，支付和汇款数据325可以另外由XML文档、EDI凭证、来自基于互联网的金融服务的信息，或与商品或服务的支付有关的其他任何形式的电子数据组成。
订单数据335和过帐数据345也可以采用各种形式的任何一种，诸如电子邮件、XML文档、HTML文档或EDI。
另外，调整处理应用340可以例如实现为软件包应用，或安装在金融机构或另一第三方，作为应用服务供应商(ASP)。作为ASP，可以通过金融机构320、卖方330或第三方，直接管理调整处理应用340。调整处理应用340的实际位置无关，只要保持与金融机构320和卖方330通信。例如，调整处理应用340可以寄主或安装在金融机构、安装在第三方或可以外包。
图4更详细地示例说明图3的调整处理应用340的实施例。如图4所示，调整处理应用340包括商业数据过滤器410、调整凭证产生器420和工作流核准处理器430。如上参考图3所述，扣除管理应用340从金融机构320接收支付和汇款数据325以及从卖方330接收订单数据335。然后，将支付和汇款数据325以及订单数据335传递给调整处理应用340的商业数据过滤器410。
在操作中，商业数据过滤器410接收订单数据335及支付和汇款数据325以及尝试将支付和汇款数据325与包括在订单数据中的一个或多个发票匹配。如果商业数据过滤器410能将支付和汇款数据325与订单335的一个或多个发票匹配，商业数据过滤器将过滤数据345发送到卖方330来关闭交易，如上所述。如果商业数据过滤器410不能将支付和汇款数据325与包括在订单数据335中的一个或多个发票匹配，那么如下参考图6所述，由商业数据过滤器进一步处理付和汇款数据325。
然后，商业数据过滤器410应用一系列商业规则以便尝试将订单数据335与支付和汇款数据325匹配，如下参考图6进一步所述。如果商业数据过滤器410在应用商业规则后，能找到匹配，那么商业数据过滤器410将过帐数据345发送给卖方330。由商业数据过滤器应用的商业规则最好配置成买方专用的，如下进一步所述。
然而，如果商业数据过滤器410在应用买方专用的商业规则事，仍然不能将支付数据与一个或多个发票匹配，那么商业数据过滤器410将支付和汇款数据325发送给调整凭证产生器。然后，在调整凭证产生器420创建调整凭证425。通过调整凭证产生器420将过帐数据345发送到卖方，以便提醒卖方的记帐系统已经完成支付以及产生调整凭证。
将组合调整凭证425发送到工作流核准处理器430。工作流核准处理器430将调整凭证传送到卖方330的预定和定制的人工审阅者集，用于审阅和/或核准。在下文中，将参考图8-20，进一步描述调整核准表格的结构和核准表格的传送。如果人工审阅者集核准调整凭证，那么工作流核准处理器将另外的过帐数据发送到卖方330。然而，如果调整凭证未由人工审阅者集核准，卖方330可以将调整凭证转发到代收，以便进一步动作。
如下文参考图7所述，调整凭证425最好包括支付数据和有关买方的所有相关数据。有关买方的相关数据最好包括卖方的先前采购和支付活动性，包括任何信用等级，以及有关买方的卖方端信息，诸如表示买方或提供给买方的先前折扣的卖方的帐号。
当买方的信息由于交易丢失时，商业数据过滤器410也可以尝试验证支付数据。例如，如果支付数据不包括买方的指示时，商业数据过滤器410可以尝试将支付金额与任何其他可用信息与用于所有买方的所有未付发票匹配。如果发现匹配，商业数据过滤器410可以自动地提示用户由第二标准，例如非发票标识字段，确认所尝试的匹配。
最好，由商业规则提供的交易验证包括交易的下述方面的验证。验证买方310的客户信息。验证传送买方的商品的交货信息最好包括例如发票和/或提货单，以及美元金额。验证买方的支付，诸如确定买方的支付是否是已经接收的支付的副本，或由买方所汇的金额与开发票金额是否相关低于预定阈值容限的和，或总的发票金额是否低于预定金额。
图5示例说明可以包括在支付数据325中的信息源的一些类型的例子。如上所述，支付数据325可以包括由XML文档510、EDI凭证520、电子数据540导出的数据，和/或来自网络服务530的数据。电子数据540可以包括汇款信息315的电子图像，如图3所述，以及其他信息。可以按金融机构所需的、能由调整处理应用340解析的任何内部格式构成支付数据325。
因此，本实施例用来将支付数据与发票数据自动地匹配。如上所述，用于将支付数据与发票数据匹配的现有技术方法学包含大量手动劳动强度以及相当慢。通过本实施例，可以自动地匹配和处理大多数输入支付。因此，降低劳动强度和提供更精确的可用现金评估。另外，用于将支付数据与发票数据匹配的现有技术方法学不能自动地将匹配与卖方的金融机构集成。
图6更详细地示例说明调整管理应用的操作的流程图600。首先，在步骤601-602接收支付数据和订单数据。接着，在步骤605，由金融机构接收和合计用于该客户的支付数据。即，金融机构可以将多个支付累计在押金中，以便形成批量。然后，卖方的人员可以访问金融机构的记录来整体处理该批支付。另外，可以单独地，而不是批量处理支付。
在步骤610，估价该批支付中的每个支付。最好，支付数据601包括将由买方所做的支付与由卖方发送给买方的特定发票号链接的支付信息。最好，从卖方检索发票号清单，作为订单数据602的一部分。在步骤615，确定支付是否包括与由订单数据提供的发票号匹配的发票号。如果找到匹配的发票号，处理进入步骤630，以及将发票与支付匹配。如果未找到匹配的发票号，过程进入步骤620。
在步骤620，将几个备用方案提供给卖方，以便允许卖方将支付数据应用地一个或多个买方的未付发票。通过该流程图600，密封在具有倾斜顶的框中的过程步骤表示由卖方采取的动作，与在系统中自动产生的动作相反。在步骤620，卖方可以采用对应于支付数据与发票号不匹配的原因的几个动作的一个。第一，因为支付数据包括错误，诸如发票号出错，支付数据不能与发票号匹配。在这种情况下，可以在步骤625校正数据，以便允许支付数据中的发票号与未付发票号的一个匹配。然后，该过程可以进入步骤630。另外，在步骤626，可以将支付数据划分成不至一个发票，然后，该过程进入步骤630。另外，如果卖方在步骤627确定从买方接收的支付是预付，那么过程进入步骤660。
在步骤630，将所接收的支付与特定发票匹配。接着，在步骤632，将包括在发票中的发票支付金额与所接收的支付比较。如果所接收的支付与开发票支付匹配，那么过程进入步骤635。在步骤635，标记支付，用于过帐给卖方的记帐系统。
相反地，如果所接收的支付与开发票支付不匹配，过程进入步骤640。在步骤640，应用商业规则，以便即使支付金额不正好是开发票金额，也允许支付“匹配”发票。例如，可以设置用于系统的全局阈值，以便即使所接收的支付不同于开发票的支付金额，如果差额足够小，那么将发票和支付仍然视为匹配。例如，作为全局阈值，即使所接收的支付与发票金额相关小于1％或小于$100，仍然将发票和支付视为匹配。全局阈值最好由卖方设置。
除可以应用于所有买方的全局商业规则外，可以应用买方专用的商业规则。例如，可以采用比全局阈值更丰富的卖方专用的阈值，而不是全局阈值，以便允许所接收的支付与发票匹配。例如，卖方可以配置2％或$500的买方专用阈值，以及只要所接收的支付与发票金额相关不大于买方专用阈值，可以将支付视为与发票匹配。另外，可以应用其他买方专用标准，诸如折扣支付项或其他激励。
在步骤602，可以从卖方检索包括全局和商业专用阈值的商业规则，作为订单数据的一部分。另外，当过程进入步骤640时，可以从卖方检索商业规则。如另一替代，商业规则可以存储在调整管理应用中以及可用于卖方，以便定期更新。最好，由卖方配置所有商业规则。
现在转到步骤642，如果在应用商业规则后，支付金额与开发票金额匹配，过程进入步骤650。在步骤650，创建G/L(总清帐)调整记录以便存入发票支付和所接收的支付间的差值。然后，该过程进入步骤635，以及标记支付，以便过帐。只要标记用于过帐的支付，在步骤690，将过帐数据传送到卖方。
然而，如果在步骤642，应用商业规则后，支付金额仍然与开发票金额不匹配，过程进入步骤643。在步骤643，检查支付金额以便确定所接收的支付是否表示部分支付。如果所接收的支付表示部分支付，过程进入步骤655，以及调整A/R。然后，过程进入步骤635以及标记支付，以便过帐。
相反地，如果所接收的支付不表示部分支付，过程进入步骤660，以及创建调整表格，例如扣除表格。在图22中进一步描述创建和处理调整表格。然后，过程进入步骤655以及调整A/R。然后，过程进入步骤635以及标记支付，以便如上所述过帐。
图22示例说明用于处理调整表格的过程的实施例的流程图2200。与图6类似，在整个流程图2200中，密封在具有倾斜顶的框中的过程步骤表示由卖方采取的动作，与在系统中自动发生的动作相反。首先，在步骤2201，只要创建了调整或扣除，根据卖方配置的工作流2205，传送扣除表格。例如，特定的调整可以传送到卖方的一个审阅者集，而另一调整可以传送到卖方的另一审阅者集。例如，基可以于调整的大小、进行调整的买方和/或特定买方的总未付调整额，和/或参考图20进一步描述的其它因素传送调整。
在步骤2210，由审阅者接收调整并估计。然后，过程进入步骤2215。在步骤2215，审阅者可以将注释或声明添加到扣除表格。接着，在步骤2220，审阅者可以确定是否需要另外的支持凭证。如果需要另外的支持凭证，过程进入步骤2225，以及附加支持凭证。在附加支持凭证后，或如果不需要凭证，过程进入步骤2230。
在步骤2203(2230？)，确定是否需要另外的审阅。可以自动化或通过审阅者驱动是否需要另外的审阅的确定。例如，审阅者可以确定需要另外的审阅以及选择来将扣除凭证传送到另一审阅者，以便审阅。在这种情况下，过程返回到步骤2205，以及将扣除表格传送到新的审阅者。
另外，过程可以自动地确定是否需要另外的审阅。例如，用于核准特定扣除的工作流可以表示扣除凭证必须通过两个或多个审阅者。在这种情况下，在第一审阅者完成它们的审阅后，将扣除凭证自动地传送到下一审阅者，以便审阅，以及过程后退到步骤2205。可以顺序地或并行地传送调整表格，如下文参考图20进一步所述。
审阅者可以选择有关扣除表格的三个选项的一个。即，可以完全核准、部分核准或不核准该扣除表格。首先，在步骤2204，过程确定是否部分核准扣除。如果部分核准扣除，在步骤2250，创建用于核准的扣除额的调整记录。接着，在步骤2260，将数据传送到卖方，表示已经部分核准扣除和扣除额。另外，在步骤2250，将扣除表格的未核准部分转发到代收。
如果未部分核准扣除，过程进入步骤2245。在步骤2245，过程确定是否完全核准或完全拒绝扣除。如果拒绝扣除，过程进入步骤2250以及将扣除转发到代收，以便进一步动作。如果完全核准扣除，过程进入步骤2250，如上，创建用于该扣除的调整凭证，并在步骤2260发送到卖方。
图7示例说明可以由调整凭证产生器接收的，允许调整凭证产生器创建调整凭证的买方专用信息的例子。调整凭证产生器420最好接收客户信息710、工作流参与者列表720、可适用的销售信息730和调整信息740，以便创建调整凭证425。
如所示，调整凭证产生器420通过收集、汇编和重新格式化来自各个信息源710-740的几个信息项，创建调整凭证425。例如，客户信息710可以包括有关买方310的信息，包括买方310的姓名、商业和联系信息。调整信息740包括按买方310的姓名，有关买方330或金融机构320可以具有的任何借方或信用的任何数据或信息。
工作流参与者列表720是要求审阅调整凭证425的不同审阅者的列表，如下进一步所述。工作流参与者列表720最好完全由卖方330定制，以便将调整凭证的工作流与卖方的内部商业/帐户可接收结构匹配。
用这种方式，卖方330可以定制工作流参与者列表720以便确保适当的审阅者审阅该调整凭证425。例如，已经根据信用额度将商品出售给买方的卖方330可能希望信用分析员审阅调整凭证425。在更复杂的例子中，卖方330可能希望几个审阅者审阅调整凭证425，包括信用部、会计部、业务部、帐户代表、首席财务官、销售部和/或运输部。因此，卖方330可以定制工作流参与者列表720以便确保所有这些审阅者接收调整凭证425。工作流配置的另外的例子包括按客户、按原因码或按美元数。
另外，调整凭证425可以同时或顺序地发送到审阅者。即，在一个实施例中，调整凭证425每次进入一个审阅者，以及仅单个审阅者同时考虑销售凭证。当在前审阅者已经完成该凭证时，才向下一审阅者提供该调整凭证。例如，经电子邮件，可以将调整凭证顺序地传送到审阅者。
在一个实施例中，可以为所有指定的审阅者提供同时访问调整凭证425。例如，调整凭证425在中央位置，诸如网页可获得。当每个审阅者审阅该凭证时，审阅者可以表示变化或在网站上采取的动作。
现在转到从可应用销售信息库730提供给调整凭证产生器420的信息，可应用销售信息库730最好包括来自支付数据325的所有可应用信息，包括发票、销售订单、提货单、采购订单以及买方310的支票，如下参考图8所述。根据调整凭证425的类型，然而，可应用销售信息730可以包括或多或少的信息330。例如，如果卖方330未将商品交付给买方310，不可能存在包括在可应用销售信息730中的提货单。因此，可应用销售信息730(以及相应地，调整凭证425)可以不包括提货单。
另外，调整凭证产生器最好根据将发生的实际调整，产生几种不同的调整凭证，如下文进一步所述。根据将创建的调整凭证的特定类型，将来自不同数据库的信息不同类型和数量包含在调整凭证中。
图8示例说明用于包含在调整凭证425中的各种示例性凭证和其他项。如图8所示，调整凭证425可以包括来自运费单810、支票820、发票830、其他支持凭证840、交货证明850、客户报价860和提货单870的信息或扫描副本。运费单810可以是用于交付由买方310所采购的商品的运费单的电子图像。支票820可以是用于该商品的买方310的支付的电子图像。支票820可以是支付的任何证明，包括支票的电子图像、金融机构汇票、出纳的支票、汇款单、记入信用额度的订单、本票或表示支付所接收的商品和/或服务的任何其他凭证。发票832可以是包含在给买方310的商品销售中的发票的电子图像。其他支持凭证840可以包括用来销售和将商品从卖方330运送到买方310的任何凭证的任何电子数据或图像。这包括与卖方330或买方310的对应关系。交付850的证明可以是证明将商品交付给买方310的任何凭证的电子图像。客户报价860可以是包含用于向买方310销售商品和/或服务的卖方330的报价的任何凭证的电子图像或其他电子表示。提货单870可以是用在将商品交付给买方310的提货单的电子图像。
可以以多种方式的任何一种提供各种信息项的任何一种，包括凭证的电子副本的链接、到凭证的扫描副本的链接，或任何其他类型的凭证外购。
如上所述，图8仅是可以包含在调整凭证中的凭证的例子。可以采用另外的凭证或少于所有所示凭证。
返回到图7，如上所述，调整凭证产生器最好根据将发生的实际调整，生成几种不同类型的调整凭证。图9-19示例说明可以用在几种不同情形中的几个示例性调整凭证。如上所述，包含在图9-19的示例性调整凭证的每一个中的信息可以是卖方可配置的以及凭证本身也可以是卖方可配置的。
另外，尽管调整凭证产生器可以通过一个或多个人工审阅者集，确定用于使用的初始调整凭证，但人工审阅者可以选择忽略调整凭证产生器的选择以及使用不同的调整表格初始确定可以基于由卖方提供的数据，诸如包含在厂商相符手册中的扣除码或原因码或可以简单是由卖方配置的缺省设置。所有信息和/或扫描图像可以直接从每个调整凭证传送到其他调整凭证的任何一个。
如上所述，本系统最好通过使用各种选项，估计由卖方提供的原因码，识别调整的类型。另外，缺省码可以由卖方指定，以便缺省调整可以是例如广告发布。另外，本系统可以配置成必须在创建调整表格时，由卖方单个地编码。
图9示例说明调整凭证425的示例性客户相符表格(compliance form)900类型。客户相符表格900包括标题910、发起人信息915、审阅者信息920、客户信息925、销售人员信息和信用分析员信息930、交易信息935、调整表940、G/L码945、库存记录影响指示器950、CM支付项955、不相符原因指示器960、与附加附件的超级链接965、调整注释970、调整注释历史975以及可以用作工作流处理器的查帐索引的用于每个审阅者的状态指示器980。
标题910包括诸如买方310的姓名、调整表格类型标识符、原因码、状态指示器、调整号、争议标记和最后一个动作日期的信息。状态指示器是例如“未解决”、“解决”、“代收”或“未代收”的指示。状态指示器用来表示调整请求的当前状态。用这种方式，当还未解决调整请求时，调整凭证425可以具有“未解决”的状态指示器。相反，当已经解决调整请求时，调整凭证425可以具有“解决”的状态指示器。另外，当代收到卖方330、买方310所拥有的货币时，调整凭证425可以具有“代收”的状态指示器。相反地，当还未代收到卖方330、由买方310拥有的货币时，调整凭证425可以具有“未代收”的状态指示器。当审阅者已经部分核准扣除时，另外的状态指示器可以包括“部分核准”，以及当已经创建扣除表格，但还没有解决扣除时，具有“未决定”。
调整凭证425的客户相符表格900的标题的调整号是用来识别调整凭证425的号码。例如，买方310可以具有当前与卖方310未决的几个调整请求。为卖方330适当地监控所有未决调整请求，在单独的调整凭证425中列出所有未决调整请求以及按单独的调整号识别。另外，不至一个调整请求可以包含在单一调整凭证425中。
调整凭证425的客户相符表格900的标题的原因码是调整请求的原因的指示器。用这种方式，可以使用字母或数字或几个数字和/或字母的组合来快速地识别调整请求的原因。例如，卖方330可以具有下述原因码

另外，争议标记可以用作有关是否解决调整凭证的指示。该争议标记“ON”可以表示还没有对调整做出决定。争议标记“OFF”可以表示已经做出决定(决定是指核准或拒绝调整)。
调整凭证425的客户相符表格例子900的标题的最后动作日期是最后一次对调整请求作出决定的日期。例如，如果在调整请求上所采取的最后一次动作是审阅者在4月15日，重新分类调整请求，那么最后一次动作日期可以表示所采取的最后一次动作(即重新分类调整请求425)和日期(即4月15日)。
调整凭证425的客户相符表格例子900的发起人信息是有关启动调整请求方的信息。例如，如果信用分析员启动调整请求，那么有关该信用分析员的信息可以列为发起人信息。
调整凭证425的客户相符表格例子900的审阅者信息是与审阅调整请求425的审阅者有关的信息。例如，如果信用分析员审阅该调整请求425，那么有关该信用分析员的信息可以列为审阅者信息。
调整凭证425的客户相符表格例子900的客户信息是有关买方310的信息。调整凭证425的客户相符表格例子900的销售员信息是有关将商品和/或服务出售给买方310的销售员的信息。调整凭证425的客户相符表格例子900的信用分析员信息是有关根据工作流，可能或可能还没有审阅调整凭证425的信用分析员的信息。
交易信息935包括参考号、发票号、订单号、借方日期、支票标识、发票合计、扣除或支付金额、总百分比量，以及电子图像的几个超级链接。交易信息的各种结构在下述图中，用在销售调整表格的几个实施例中，另外，交易信息部分可以配置成动态地扩展。例如，审阅者可能希望在将调整请求传递给下一审阅者前，将附加信息添加到交易信息部分。因此，交易信息935可以扩展成包括行式项目发票信息，诸如产品、价格或数量，例如，或任何其他所需信息。
调整凭证425的客户相符表格例子900的参考号是用来识别调整请求的号码。用这种方式，即使当单一买方310具有几个未决调整请求时，也能容易识别和监控每个调整请求。例如，买方310可以具有当前与卖方330未决的几个调整请求。另外，每个独立的调整请求可以指定不同的参考号来容易识别那个调整请求。
调整凭证425的客户相符表格例子900的发票号是用来识别发票信息，如参考图3所述的号码。
调整凭证425的客户相符表格例子900的订单号是用来识别商品和/或服务的订单的号码。例如，卖方330可以按订单号跟踪到买方310的销售。用这种方式，卖方330可以通过客户相符表格例子900中的订单号，引用该订单。另外，每个发票号最好与单一订单号关联，以及只要识别该发票号，那个字段应当自我填充。
调整凭证425的客户相符表格例子900的借方日期是用于由卖方330出售给买方310的商品和/或服务过帐的借方的日期。
调整凭证425的客户相符表格例子900的支票标识是用来识别由买方310在从卖方330采购商品和/或服务中使用的支票的号码或电子支付号。即，支票标识通常是金融机构参考。
调整凭证425的客户相符表格例子900的发票合计是如在发票信息305中所列出的，买方310必须支付的金额。例如，如果发票信息305表示买方310支付在发票中列出的商品$500元，那么发票合计为$500。
调整凭证425的客户相符表格例子900的扣除或支付金额为买方310正请求调整的金额。用这种方式，买方310要求应当扣除发票金额的金额或买方310要求他或她多付的金额是扣除或支付金额。
调整凭证425的客户相符表格例子900的总百分比金额是扣除或支付金额是发票总额的百分比。例如如果扣除或支付金额为$100，以及发票总额为$500，那么合计百分比金额为20％。
与调整凭证425的客户相符表格例子900的电子图像的几个超级链接是与各种支持凭证的图像的超级链接。例如，与电子图像的几个超级链接可以包括与买方310的支票的电子图像的电子链接。另外，与电子图像的几个超级链接可以包括与发票或者买方的网站的电子图像的电子链接，用于汇款信息调整凭证425的客户相符表格例子900的调整表是包括总调整、核准调整、拒绝调整、支票号、批号以及借项凭单号的表。总调整是在调整请求中请求的调整的总金额。例如，如果买方310正请求扣除发票金额$300，那么，总调整为$300。核准调整是在扣除管理应用340中，由审阅者校准的调整金额。拒绝调整是在扣除管理应用340中，由审阅者拒绝的调整金额。支票号是发生调整的买方310的支票的号码。批号是卖方310用来识别支付日期的收据的号码。
借项凭单号是为特定扣除或调整指定的号码。即，当卖方由于借项凭单的副本联系买方时，卖方通过引用借项凭单号请求副本。
调整凭证425的客户相符表格例子900的G/L字母代码是通用总帐代码。该通用总帐代码是由卖方330定制的代码。G/L代码表示产生贷项清单，(未决校准)的货币来自哪里。G/L代码是应计收支额。不需要将G/L代码指定为字母。另外，G/L代码可以是字母标识、数字标识，或字母和数字标识的组合。
调整凭证425的客户相符表格例子900的库存记录影响指示器是调整请求可能对卖方330的库存产生的影响的指示。用这种方式，如果调整请求引起卖方330的库存大于1000单位，库存记录影响指示器可以具有1000单位值。另外，如果调整请求对卖方330的库存无影响，库存记录影响指示器可以具有“无库存”值，表示卖方33的库存无变化。
调整凭证425的客户相符表格例子900的CM支付项是在应从买方310收发票金额的全部支付前的时间量。例如，如果CM支付项为60天，那么买方310必须在60天内完全支付发票金额。另外，由于已经产生调整表格，用于发票的全部支付的项可以不同相关。
调整凭证425的客户相符表格例子900的不相符指示器的原因是买方310为何请求调整请求的指示。该指示器最好可由客户配置以及甚至可以是动态的，以便由在传输过程中，由审阅者调整。例如，如果因为商品滞后，买方310正请求交易调整，卖方330可以产生“晚出货”的不相符指示器的原因。不相符最好描述卖方不满足买方要求的情形，例如运输、条码、包装或其他要求。另外，不相符指示器的原因可以表示为改变字母数字代码来指定调整请求的大量原因。
调整凭证425的客户相符性表格例子900的附加附件的超级链接是与相关凭证的任何电子图像的电子超级链接。例如，如果与电子图像的几个超级链接包含与买方310的支票、发票和提货单的电子图像的超级链接，但不包含与客户的报价的电子图像的超级链接，与附加附件的超级链接可以包含与客户报价的电子图像的超级链接。另外，附加附件可以用于经超级链接，附加未提供的扫描凭证。该字段也允许来自将复制和粘粘的其他系统。超级链接可以配置成将用户引导到任何所需信息类型。
调整凭证425的客户相符性表格例子900的调整注释是调整凭证425的注释。用这种方式，卖方330可以注释销售记录，同时处理由调整凭证425表示的扣除。另外，调整注释允许卖方330将相关证明文件，诸如来自电子邮件的摘录或其他信息插入调整凭证425中。
调整注释的历史是过去调整注释的汇编。用这种方式，卖方330任何时间将调整注释输入调整凭证425中，过去的注释保存在注释历史中。
用于调整凭证425的客户相符性表格例子900的每个审阅者的状态指示器是用于调整请求的每个审阅者的决定的指示。用这种方式，审阅调整凭证425和校准或拒绝调整凭证的每个审阅者可以在状态指示器中包括他或她的校准。例如，如果信用分析员审阅调整凭证425以及校准该调整凭证425，用于该信用分析员的状态指示器可以表示“校准”。相反，如果另一审阅者拒绝该调整凭证425，那么，他或她的状态指示器可以表示“拒绝”。另外，如果审阅者还没有审阅调整凭证425，他或她的状态指示器可以表示“未决”。另外，可以增加改变审阅者的选项。例如，根据工作流，信用分析员可以不是用于特定扣除的审阅者。
图10示例说明调整凭证425的损坏表格例子1000。调整凭证425的损坏表格例子1000包括许多与图9的客户相符表格例子900相同的项。例如，损坏表格例子1000包括标题1010、发起人信息1015、审阅者信息1020、客户信息1025、销售人员信息和信用分析员信息1030、交易信息1035、多交易表1037、调整表1040、库存记录影响指示器1050、CM支付项1055、与附加附件的超级链接1065、调整注释1070、调整注释历史1075以及可以用作工作流处理器的查帐索引的用于每个审阅者的状态指示器1080。
在损坏表格100中，除交易信息1035、多交易表1037和附加附件1065外，所有要素与图9的表格900类似。
交易信息1035包括参考号、发票信息、发票日期、订单号、订单合计、发票项、采购订单号、发货日期、包括产品标识、单位价格、付帐和支付的数量的第一产品标识区、包括产品标识、单位成本、付帐和支付的数量、扣除金额、总百分比金额、电子图像的几个超级链接的第二产品标识区。交易信息用来跟踪记录为被买方损坏的实际物品，以及在运送期间，被损坏的与物品的运送有关的其他信息，诸如初始采购订单和发货日期。另外，可以单独地逐条列举有关损坏的多个产品，如图10所示。尽管在图10的表格1000中，仅单个逐条列举两个产品，但可以将表格100定制成表示任意多个产品。
另外，最好总是将1035字段显示为可用于填充。然而，如果被损坏的产品不引用特定发票/订单，那么，那些字段仍然空白。通常，多数被损产品直接来自买方的库存，以及没有方法来确定它来自的特定发票/订单。当是这种情形时，填充表格最好包括产品、单位金额、以及数量。如上参考图9的表格所述，交易信息1035易于由用户配置，最好是动态的。
损坏表1037包括多达10个单独的损坏商品索赔的调整的列表。尽管图10的例子包括多达10个索赔，但易于由用户扩展图10的表，包括任何多个索赔。该表包括请求扣除的金额、请求扣除的GL码和年份。在本表格100中所期望的扣除金额在该表的第一列中示出。
已经补充表格100的附加附件1065部分来包括客户报价部分。
图11示例说明调整凭证425的折扣表格例子1100。凭证425的折扣表格例子1100包括许多与图9的客户相符表格例子900相同的项。例如，折扣表格例子1100包括标题1110、发起人信息1115、审阅者信息1120、客户信息1125、销售人员信息和信用分析员信息1130、交易信息1135、调整表1140、G/L字母代码1145、库存记录影响指示器1150、CM支付项1155、与附加附件的超级链接1165、调整注释1170、调整注释历史1175以及用于每个审阅者的状态指示器1180。
在折扣表格例子1100中，除交易信息1135和附加附件1165外，所有要素与图9的表格900类似。如上参考图9所述，附加附件1165有利地由用户配置。
交易信息1035包括参考号、发票号、发票日期、订单号、订单合计、支票项、采购订单订单号、扣除金额、总百分比量，以及电子图像的几个超级链接。交易信息1135表示在订单的初始项中给出的折扣以及将初始折扣与作为扣除的开发票金额匹配。然后，由审阅者校准该折扣。另外，部分1135中的10字段可以用于一个调整上的多个折扣。
附加附件1165包括与价格校准的链接。最好，在准许折扣前，销售人员从管理员接收准许该折扣的校准。可以扫描这种书写价格校准并包括在表格1100中。
图12示例说明调整凭证425的运费表格例子1200。调整凭证425的运费表格例子1200包括与许多与图9的客户相符表格例子900相同的项。例如，运费表格例子1200包括标题1210、发起人信息1215、审阅者信息1220、客户信息1225、销售人员信息和信用分析员信息1230、交易信息1235、调整表1240、G/L字母代码1245、库存记录影响指示器1250、运费项1255、与附加附件的超级链接1265、调整注释1270、调整注释历史1275以及用于每个审阅者的状态指示器1280。
在运费表格1200中，除交易信息1235、运费项1255和附加附件1265外，所有要素与图9的表格900类似。如上参考图9所述，附加附件有利地可由用户配置。
交易信息1235包括参考号、发票号、发票日期、订单号、发票合计、运费项、付帐金额(运费)、支付运费金额、采购订单号、扣除金额、总百分比量，以及与电子图像的几个超级链接。交易信息1235还表示扣除为“合计％”的发票的实际百分比。交易信息1235的第二列可以用来拒绝部分索赔扣除，同时仍然允许审阅部分索赔的扣除，以便校准。
用于该订单的实际运费项包括在1235部分中。部分1255中的运费项表示在它们的客户雇主中设置的客户项。通常不同产品使用不同的方法运送。这是部分1235最好表示有关那种特定运输的运费项的实际表示的原因。
附加附件1265包括获得运费的客户报价的链接。报价可以成像并附加到凭证上。
图13示例说明调整凭证425的销售表格例子1300。调整凭证425的销售表格例子1300包括与许多与图9的客户相符表格例子900相同的项。例如，销售表格例子1300包括标题1310、发起人信息1315、审阅者信息1320、客户信息1325、销售人员信息和信用分析员信息1330、交易信息1335、多交易表1337、调整表1340、宣传代码1345、库存记录影响指示器1350、销售注释指示器1355、与附加附件的超级链接1365、调整注释1370、调整注释历史1375以及用于每个审阅者的状态指示器1380。
在销售表格例子1300中，除交易信息1335、多交易表1337、宣传代码1345、销售注释1355和附加附件1365外，所有要素与图9的表格900类似。然而，多交易表1337和附加附件1365与图10类似。
交易信息1335包括参考号、发票号(或在此引用借项凭单)、借方日期、支票ID、借方合计、扣除金额以及总百分金额(如果引用特定发票)。交易信息1335的第二列(或任何其他列)可以用来拒绝索赔的调整部分，同时仍然允许进一步审阅部分索赔的调整。
宣传代码1345和销售注释1355列出提供扣除的宣传代码。存在提供调整的不至一个宣传代码。那是部分1337具有多达10个字段的原因(以便输入用于特定调整的10个单独的宣传代码(尽管部分1337最好动态地配置成所需多个字段))。“宣传代码”的最佳含义是使买方的G/L代码链接到的系统上的位置。
图14示例说明调整凭证425的其他表格例子1400。调整凭证425的其他表格例子1400包括与许多与图9的客户相符表格例子900相同的项。例如，其他表格例子1400包括标题1410、发起人信息1415、审阅者信息1420、客户信息1425、销售人员信息和信用分析员信息1430、交易信息1435、调整表1440、G/L字母代码1445、库存记录影响指示器1450、CM支付项指示器1455、与附加附件的超级链接1465、调整注释1470、调整注释历史1475以及用于信用分析员审阅者的状态指示器1480。
在其他表格例子1400中，除附加附件1465以及信用分析员审阅者1480外，所有要素与图9的表格900类似。其他表格例子1400可以用于未被其他表格覆盖的情形。附加附件1465包括用于附加用于其他扣除的价格校准的图像的附件的价格校准部分。该信用分析员审阅者1480仅包括信用分析员。然而，对一些卖方，信用分析员可以不是接收该调整类型的人。另外，该字段可以指定为第一审阅者。例如，一些卖方可以具有仅审阅调整的专门人员。另外，其他表格1400通常仅临时使用，例如，直到从买方接收所需凭证为止，以便将调整重新分类成另一表格。
图15示例说明调整凭证425的价格表格例子1500。调整凭证425的价格表格例子1500包括与许多与图9的客户相符表格例子900相同的项。例如，价格表格例子1500包括标题1510、发起人信息1515、审阅者信息1520、客户信息1525、销售人员信息和信用分析员信息1530、交易信息1535、调整表1540、G/L字母代码1545、库存记录影响指示器1550、CM支付项指示器1555、与附加附件的超级链接1565、调整注释1570、调整注释历史1575以及用于信用分析员审阅者的状态指示器1580。
交易信息1535包括参考号、发票信息、发票日期、订单号、发票合计、发票项、采购订单号、发货日期、包括产品标识、数量、付帐价格和支付价格的第一产品标识区、包括产品标识、数量、付帐价格和支付价格、扣除金额、总百分比金额、电子图像的几个超级链接的第二产品标识区。交易信息可以用来基于开发票商品的价格管理扣除。另外，可以单独地逐条列举有关价格的多个产品，如图15所示。尽管在图15的表格1000中，仅单个逐条列举两个产品，但可以将表格1500定制成表示任意多个产品。另外，卖方可能希望增加与成像采购订单的超级链接。同时，最好将它们扫描到附加附件字段中。
图16示例说明调整凭证425的数量表格例子1600。调整凭证425的数量表格例子1600包括与图10的损坏表格例子1000相同的信息。例如，数量表格例子1600包括标题1616、发起人信息1615、审阅者信息1620、客户信息1625、销售人员信息和信用分析员信息1630、包括参考号、发票信息、订单号、总百分比金额、电子图像的几个超级链接的交易信息1635、调整表1640、G/L字母代码1645、库存记录影响指示器1650、CM支付项1655、与附加附件的超级链接1665、调整注释1670、调整注释历史1675以及用于每个审阅者的状态指示器1680、P.O.指示器、发货日期、产品指示器、单位价格指示器、记帐的数量和支付的数量，与图9所述类似。
图17示例说明调整凭证425的回报表格例子1700。调整凭证425的回报表格例子1700包括与图10的损坏表格例子1000相同的项。例如，回报表格例子1700包括标题1710、发起人信息1715、审阅者信息1720、客户信息1725、销售人员信息和信用分析员信息1730、包括参考号、发票信息、订单号、总百分比金额、电子图像的几个超级链接的交易信息1735、调整表1740、G/L字母代码指示器1745、库存记录影响指示器1750、CM支付项1755、与附加附件的超级链接1765、调整注释1770、调整注释历史1775、用于每个审阅者的状态指示器1780、P.O.指示器、发货日期、产品指示器、单位价格指示器、记帐的数量和支付的数量，与图9所述类似。
另外，回报表格1700也可以包括用于RGA号的字段。例如，当发生回报时，买方通常从卖方请求RGA，以及当买方扣除该回报时，引用那个号。同时，回报不总是专用于发票。
图18示例说明调整凭证425的税款表格例子1800。调整凭证425的税款表格例子1800包括许多与图9的客户相符表格例子900相同的，诸如标题1810、发起人信息1815、审阅者信息1820、客户信息1825、销售人员信息和信用分析员信息1830、包括参考号、发票号、订单号、借方日期、总百分比金额、电子图像的几个超级链接的交易信息1835、调整表1840、G/L字母代码1845、库存记录影响指示器1850、CM支付项1855、与附加附件的超级链接1865、调整注释1870、调整注释历史1875以及用于每个审阅者的状态指示器1880。与反映记入运费与所支付的运费的上述运费表格类似，该税款表格反映记入税款与支付税款。
图19示例说明调整凭证425的保修表格例子1900。调整凭证425的保修表格例子1900包括与图10的损坏表格例子1000相同的项。例如，保修表格例子1900包括标题1910、发起人信息1915、审阅者信息1920、客户信息1925、销售人员信息和信用分析员信息1930、以及包括参考号、发票号、订单号、电子图像的几个超级链接的信息部1935、产品销售跟踪部1937、调整表1940、库存记录影响指示器1950、CM支付项1955、与附加附件的超级链接1965、调整注释1970、调整注释历史1975、用于每个审阅者的状态指示器1980。另外，保修表格例子1900包括产品指示器和单位价格指示器，与图9所述类似。
另外，对一些买方，要求买方返回认为损坏的保修产品。对其他买方，简单地破坏该产品。在保修物品返回的情况下，可以将另外的字段添加到保修表格以便提供RGA号或其他可配置字段。
现在返回到图4的扣除管理应用，在调整凭证产生器420已经产生调整凭证425后，将调整凭证传递到工作流核准处理器430。然后，工作流核准处理器将调整凭证425传送到卖方330的必要审阅者。
另外的表格可以包括银行费用表格。银行费用表格可以反映由金融机构收取的费用，例如有关电汇和信用证的费用。通常，金融机构在将剩余金额存入卖方的保险箱前，从总收入获得费用。
图20示例说明根据预先配置的买方专用的调整核准工作流的工作流核准处理器430的示例性操作。在图20中，由工作流核准处理器430接收调整凭证425。最好与调整凭证425一起，也由工作流核准处理器430接收预先配置的买方专用核准工作流。然后，根据预先配置的买方专用的调整核准工作流，工作流核准处理器430可以将调整凭证425传送到可用人工审阅者2010-2080集的一个或多个。即，工作流核准处理器430最好自动地将调整凭证传送到卖方的部门2010-2080，以便审阅。另外，卖方部门2010-2080的每一个最好有权访问可以包含在调整凭证中的所有支持注释和证明文件810-870，如图8所示。
如果由工作流核准处理器430接收未预先配置的买方专用的调整核准工作流，工作流核准处理器430可以将调整凭证传送到一个或多个审阅者2010-2080的缺省集。另外，如果不至一个人工审阅者正同时浏览调整凭证，可以实现解决任何冲突的过程。另外，工作流规则可以起与商业规则类似的作用。即，可以在之后实现缺省工作流，除非由情形特定规则覆盖。买方专用的情形专用规则可以是情形专用规则的一个例子。
在图20的例子中，可用审阅者包括信用分析员2010、会计部2020、业务部2030、一个或多个专用业务人员2040、帐户代表2050、卖方的首席财务官(CFO)2060、销售部2070和/或运输部2080。可以增加另外的审阅者，以及自动分析引擎，以及图20的审阅者2010-2080是示例性的。
另外，尽管在该图中，每个审阅者视为仅与直接仅与其附近的那些审阅者通信，在操作中，每个审阅者最好可以与任何其他审阅者通信。例如，帐户代表2050可以将调整凭证425发送到CFO2060。另外，CFO2060可以将调整凭证425发送到会计部2020。
审阅者可以分别将调整凭证425的单个核准或拒绝发送到工作流核准处理器430。在从每个审阅者接收单个核准或拒绝后，工作流核准处理器430将核准数据345发送到卖方330，如图3所示。另外，并非所有审阅者有权核准调整。例如，特定审阅者可以仅包括在工作流中，以便附加特定凭证或在调整凭证425中包括一些特定数据。因为已经将过帐数据发送给卖方的记帐系统，审阅者的核准准许具有为包括在调整凭证中的争议物品发出的信用。
工作流核准处理器430确定哪些审阅者应当审阅调整凭证425以及最好自动地将调整凭证流向审阅者。基于由卖方330定制的买方专用的工作流标准，做出该决定。只要接收到调整凭证，所附定制标准最好电子地存储在工作流核准处理器430中并与调整凭证关联。
然后，基于买方专用工作流，工作流核准处理器传送调整凭证。例如，简单买方专用工作流可以表示将调整凭证发送到信用分析员2010，然后发送到CFO2060。因此，可以将调整凭证传送到信用分析员2010。当信用分析员2010核准该调整时，然后，将信用分析员的核准传送回工作流核准处理器430。工作流核准处理器430接收该校准，然后检查买方专用的工作流以便确定任何另外的校准是否是必要的。除买方的专用工作流外，通过买方专用和用于调整的原因代码，可以确定工作流。
如果另外的核准是必要的，那么，将调整凭证传送到下一人，以便核准。在这种情况下，CFO的核准是必要的，因此，将调整凭证传送到CFO。
相反，如果信用分析员2010不校准该调整，由工作流核准处理器430接收该不许可，然后，工作流核准处理器430将调整凭证传送到代收，以便进一步动作。
如果进一步核准是不必要的，那么买方专用工作流中的所有人已经核准调整凭证和校准买方的支付，包括调整。
因此，买方专用的工作流除将买方简单地与调整凭证关联外，可以包括调整凭证的分析。即，卖方可以配置工作流核准处理器，当确定调整凭证的传送时，考虑来自调整凭证的另外的数据。例如，工作流核准处理器可以配置成对单一买方，低于某一阈值，例如$10,000的调整可以依赖信用分析员2010。高于阈值的调整可以直接依赖CFO。
另外，工作流核准处理器可以实现用于所有买方的全局阈值，以便可以将高于全局阈值的所有买方的所有调整自动地传送到不同人工审阅者集。例如，大于$100,000的所有调整可以直接传送到销售主任。
除基于调整金额传送调整凭证外，工作流核准处理器430可以具有定制标准，检查任何销售信息、定单号、发票合计、扣除金额、总百分比金额、库存记录影响指示器和/或调整凭证425的客户相符表格例子900的不相符指示器的原因，例如，帮助传送调整凭证。
工作流核准处理器430也可以将调整凭证425发送到通过比较定制标准和调整凭证中的信息确定的另外的审阅者。例如，工作流核准处理器430的定制标准也可以检查客户相符表格例子900的总百分比金额。定制标准可以要求如果调整凭证425的总百分金额大于指定金额，例如20％，将调整凭证425发送到CFO2060。当将工作流核准处理器430的标准与图9的客户相符表格例子900比较时，标准可以确定总百分金额小于20％。因此，工作流核准处理器430可以不将调整凭证425发送到CFO2060。然而，注意并非调整凭证可以具有百分比，因为并非所有凭证参考特定发票。
在工作流核准处理器430确定哪些审阅者应当审阅调整凭证425后，工作流核准处理器430将调整凭证425发送到被选审阅者的每一个。例如，工作流核准处理器430可以确定信用分析员2010、业务部2030、CFO2060和销售部2080应当审阅调整凭证425，但会计部2020、业务审阅者2040、帐户代表2050和运输部2080不应当审阅调整凭证425。在这种情况下，工作流核准处理器430仅将调整凭证425发送到信用分析员2010、业务部2030、CFO2060和销售部2080。
另外，买方可能具有多个人审阅和试图将不同信息保存到相同的调整凭证的问题。例如，可能存在调整后的初始原因不再有效。然后，调整凭证可能需要重新分类，然后，需要发送到整个新审阅者组。因此，流程过程可以传送调整凭证，以便每次仅一个审阅者获得所需信息，然后将调整凭证传送到下一审阅者。
只要每个审阅者接收调整凭证425，审阅者审阅包含在调整凭证425中的信息。然后，每个审阅者核准、拒绝或传送，以便进一步审阅调整凭证425。调整凭证425的审阅者的核准或拒绝主要基于每个审阅者的个人标准。例如，如果信用分析员2010确定基于其标准，调整凭证425不满足信用分析员2010的标准，那么信用分析员2010可以拒绝调整凭证425。相反，如果调整凭证425满足信用分析员2010的标准，那么信用分析员2010可以核准调整凭证425。
接收调整凭证425的每个审阅者审阅该调整凭证425，核准、部分核准、拒绝或传送到另外的审阅者。然后，每个审阅者将核准或拒绝调整凭证425发送到工作流核准处理器430。另外，在由第一审阅者评价后，可以将调整凭证425直接发送到审阅者。另外，审阅者可以中断调整凭证的计划流程，以便直接将调整凭证传送到由当前审阅者指定的某一新审阅者。例如，帐户代表可能正审阅调整凭证，以及只要帐户代表的审阅完成，计划将调整凭证传递给销售部。然而，帐户代表可能决定取消正常过程，以及例如使调整凭证直接引起CFO注意。
在一个实施例中，如果任何审阅者拒绝该调整，工作流处理器将调整凭证归为代收，以便进一步处理。如果所有审阅者核准该调整，那么将该调整应用于买方的支付，以及核准买方的调整并发送贷项凭单。即，最好，立即过帐由买方发送的任何金额。如果稍后校准调整或扣除，那么将贷项凭单发送到卖方的系统以便抵消支付不足。如果拒绝扣除，那么不足仍然在分散帐户上，以及事件称为代收。
在另一实施例中，调整凭证可以传送到一个或多个审阅者，与在前审阅者是否已经核准或拒绝调整无关。例如，调整凭证可以由第一审阅者拒绝但仍然传送到第二审阅者。然后，第二审阅者可以确认或取消调整凭证的否定。例如，如果信用分析员2010、帐户代表2050和销售部2070均接收调整凭证425，以便它们审阅，以及信用分析员2010和销售部2070均核准调整凭证425，但帐户代表2050拒绝调整凭证425，工作流核准处理器430可以拒绝调整凭证425。
如果工作流核准处理器430确定应当核准调整凭证425，那么，工作流核准处理器430可以确定调整凭证425是否正请求扣除发票金额或退还多付。如果工作流核准处理器430确定调整凭证425正请求退还多付，那么工作流核准处理器430可以创建过帐数据345。过帐数据345可以包含创建多付金额的发票的方向。
然而，如果工作流核准处理器430确定调整凭证425正请求扣除发票金额，那么工作流核准处理器430可以在买方310的发票金额应当扣除的金额中包括贷项凭单(其已经扣除，即如何生成425凭证。同时，不总是引用特定发票号)。
相反地，如果工作流核准处理器430确定应当拒绝调整凭证425，工作流核准处理器430可以使调整凭证指向卖方的代收部，以便开始代收处理。代收过程是代收有关未付票据的过期款项的过程。用这种方式，工作流核准处理器开始努力代收买方310必须支付卖方330的卖方330的商品的金额，或代收未授权的扣除。
另外，基于定制的容差，工作流核准过程中的审阅者可以核准或拒绝调整凭证425。例如，在第一实施例中，由单一审阅者拒绝调整凭证425会导致工作流核准处理器430拒绝该调整凭证425。然而，在另外的实施例中，工作流核准处理器430可以定制成允许调整凭证425的一个或多个审阅者拒绝的更大容差。用这种方式，可以定制工作流核准处理器430来仅当至少大多数审阅者拒绝调整凭证425时，才拒绝调整凭证425。另外，可以将定制工作流核准处理器430成仅当审阅者拒绝与审阅者核准的比率大于指定量时，才拒绝调整凭证425。
另外，可以允许包括为工作流的一部分的任何人在任何时间拒绝调整凭证。然而，最好仅有一个最终校准者。这种系统可以防止审阅者核准任何凭证，因此，如果拒绝调整，他们不必花时间代收。
图21示例说明用于概述人工审阅者的所有未付调整等待核准的人工审阅者的示例性任务列表2100。任务列表2100包括多个未付调整或扣除2105、审阅者名称2120、扣除原因代码2115、调整号2120、客户名2125、客户号2130、发票/参考号2135、发票日期(最好是产生调整的日子)2140以及到期日2145。到期日最好是卖方配置的日期，卖方计划解决调整。例如，卖方可以设置30天的内部到期日，用于解决调整。另外，可以将到期日2145移动或改变成接收初始支付的接收日期。
另外，任务列表2100包括当前的总未付调整2150和调整分期列2155。任务列表2100的内容最好审阅指定给特定审阅者的核准处理器430中的未解决要素。另外，任务列表的内容最好由与工作流核准处理器430通信运行的计算机应用程序产生。
任务列表2100的外观和内容最好易于配置。例如，可以易于配置任务列表来基于多个用户可选择参数，诸如客户身份、调整大小、调整确认、调整百分比以及类似组，成组显示其内容。
任务列表2100可以包括除那些正等待的核准外的调整。例如，任务列表可以包括等待分类、研究、核准、审阅或可以由卖方采用的任何其他状态码的项。另外，当审阅调整时，重新分类调整。例如，第一审阅者可以将调整传递到第二审阅者。第二审阅者可以确定已经使用过调整表格的错误类型。然后，第二审阅者可以改变调整表格类型，以及将所修改的调整表格发回给第一审阅者，用于进一步审阅，或根据工作流的配置，完全发送给其他人。
在操作中，许多未付调整2105已经转交给审阅者2110，用于核准、拒绝、部分核准或进一步审阅。审阅者2110可以按列标准2115-2155的任何一个，诸如客户发票数据、到期日或未付余额，分类未付调整2105。
在图21中，审阅者2110已经按争议原因码2115分类未付调整2105。如上所述，每个争议原因码可以与图9-19的调整凭证的一个关联。另外，争议码可以配置成其他卖方选择的状态。另外，对每个争议原因码，显示用于争议原因码的总金额列2160。
只要调整凭证转交给审阅者2110并在汇总表2100中汇编，审阅者2110可以简单地点击未付争议2105的任何一个或提取与未付争议有关的调整凭证。另外，如上所述，每个调整凭证最好包括审阅者2110所需的所有相关数据和/或扫描图像以便核准、拒绝、部分核准或进一步传送未付调整2105。
因此，最好，审阅者2110具有快速和相对不费力的方式解决所有未付调整2105的所有信息。审阅者2110不需要搜索信息或从不同系统检索任何信息，因为已经为审阅者汇编与支付有关的所有信息。
相反，在一些情况下，可以将任务列表提供给中间审阅者，以便中间审阅者可以更新具有所需凭证的任务列表上的一个或多个调整。然后，将更新的调整传递到审阅者，以便评价。
另外，假定审阅者核准调整，但指示由不同审阅者进一步审阅，那么调整凭证仅从第一审阅者的任务列表2100移动到第二审阅者的汇总表。例如，只要第一审阅者完成它们的审阅者，第一审阅者可以将调整发送到第二审阅者。因此，当在审阅者间传送调整凭证时，从第一审阅者的汇总表到第二审阅者的汇总表的调整凭证的电子传送导致传送延迟并消除任何信息丢失。这消除了现有技术中的、调整凭证传送慢和费力以及在传送过程期间，通常伴有所需信息丢失的问题。
另外，代替从第一审阅者的任务列表移动到第二审阅者的任务列表，调整状态可以仅从“未决定”改变成例如“核准”、“未核准”或一些其他状态码。
图23示例说明调整凭证2300，诸如图9-19的调整凭证的高级表示。调整凭证2300包括调整状态控制2305、头信息2310、状态信息2320、客户信息2325、发票/借方信息2335、附加信息2340、注释2360、审定历史2370、工作流数据2380、附加文件控制2365和附加文件2370。
如上所述，可以以几级配置包括在调整凭证中的信息的实际项。例如，卖方可以制定特定类型表格的缺省外观和信息内容。另外，基于客户的缺省可以用来修改卖方缺省。另外，最好由审阅者微调调整凭证的内容，以及出现在调整凭证中的信息项最好由审阅者动态地改变。然而，高级调整凭证2300示例说明最好组成调整凭证的内容的一般类型的信息。
第一，关于调整状态控制2305，审阅者可以与调整状态控制2305交互作用以便修改调整凭证的状态。例如，调整状态控制2305可以包括多个按钮，表示审阅者可以选择的调整凭证的各种状态。
头信息2310最好包括有关调整凭证的基本信息，诸如请求调整的公司的名称、调整的类型、调整凭证的标识号以及争议标记。
状态信息2320最好表示调整凭证的当前状态，诸如核准、部分核准、拒绝，或等待核准。客户信息2325包括有关客户的信息，诸如客户的联系信息，和/或任何客户指定的记帐信息，诸如客户折扣。
发票/借方信息2335包括有关客户正争议的发票的信息。例如，发票/借方信息2335最好可以包括发票的日期和金额、所发送的产品的清单，以及由买方提供的，例如有关损坏和/或未接收到的物品的任何信息。
附加信息2340完全可由审阅者配置以及可以包括审阅者选择来包含在调整凭证中的任何附加数据。注释2360可以包括从一个审阅者到下一审阅者的、有关例如卖方的索赔调整的注释。审定历史2370最好包括已经对调整凭证进行的状态的任何改变的清单。工作流数据2380最好包括已经审阅调整凭证的所有审阅者的清单。
所附文件控制2365最好是允许审阅者容易将外部文件附加到调整凭证的界面。附加文件本身表示为附加文件2367。
因此，本发明的优选实施例提供自动化销售支付处理和异常管理解决方案。自动化解决方案可以根据卖方配置的、买方专用的商业规则集，快速地处理大量调整。因此，自动化解决方案显著地削减先前解决多数调整所需的时间和劳动强度。因此，卖方可以通过最小化劳动和最大化处理任何调整的速度，体现大量节省。
另外，在优选实施例中，通过金融机构递送支付匹配、商业规则和工作流。尽管一些金融机构可能尝试自动地解决现金支付，没有金融机构直接将从卖方接收的数据合并到支付解决过程中。
同时，尽管在整个申请中使用术语“买方”，应注意到实际买方可能外包一些或所有它们的支付活动给第三方或具有由第三方寄主或提供的各种活动性。例如，买方可以外包凭证成像。术语买方广泛地引伸为包括提交支付的任何实体，包括包含在采购过程中的经销商、采购组、独立第三方、总经销商、运输商和其他实体。
类似地，也通篇使用术语“卖方”，但实际上，可以表示第三方或寄主应用或其他配置。因此，术语卖方可以广泛地引伸为包括接收用于商品或服务的支付的任何实体。
另外，如上所述，可以以各种实现的任何一种实现本支付和调整管理应用的实施例。例如，管理应用可以安装在金融机构、由卖方寄主、外包给第三方供应商，或安装在卖方。
本实施例可以用在首次尝试自动地 匹配所有接收支付和发票的系统，诸如名为“System And Method For Automated Incoming Payment and InvoiceReconciliation”的U.S.专利申请No.XX/XXX,XXX中所述的系统中，其在此全部引入以供参考。然后，可以将不能由发票调节系统直接匹配的接收发票转交给在名为“System And Mehtod For Automated Payment and AdjustmentProcessing”的U.S.专利申请No.XX/XXX,XXX中进一步所述的自动化支付处理和异常管理系统，在此全部引入以供参考。最后，如果自动化支付处理和异常管理系统不能自动地匹配买方的调整，那么可以产生调整凭证并传送到用于核准的人，如在此所述。
尽管已经示出和描述了本发明的实施例和应用，应理解到本发明不限于此，因为可以由本领域的技术人员，特别是鉴于上述进行教导，进行修改。因此，附加权利要求期望覆盖这些修改和包含落在本发明的精神和范围内的那些特征。
中，描述了初始发票和支付匹配的操作，在此全部引入以供参考。另外，在XXXX年提交的，进一步描述了自动化调整处理的操作，
权利要求
1.一种用于自动地生成调整凭证的方法，所述方法包括从买方接收支付信息；从卖方接收发票信息；比较所述支付信息和所述发票信息；以及当所述支付信息不同于所述发票信息时，自动地生成调整凭证。
2.如权利要求1所述的方法，其中，所述调整凭证是多个可用调整凭证的一个。
3.如权利要求2所述的方法，进一步包括接收有关所述支付信息的汇款信息以及其中，至少部分基于所述汇款信息，自动生成所述调整凭证。
4.如权利要求2所述的方法，其中，所述发票信息和所述支付信息间的差值是金额，以及至少部分基于金额的大小，自动生成所述调整凭证。
5.如权利要求1所述的方法，进一步包括将所述调整凭证传送给人工审阅者，以便核准。
6.如权利要求5所述的方法，其中，所述发票信息和所述支付信息间的差值是金额，以及其中，所述传送至少部分基于所述金额的大小。
7.如权利要求5所述的方法，其中，所述传送基于预定卖方配置。
8.如权利要求5所述的方法，其中，所述传送至少部分基于所述买方的身份。
9.如权利要求5所述的方法，进一步包括将所述调整凭证传送到另外的人工审阅者，以便核准。
10.一种将调整凭证自动传送到审阅者的方法，所述方法包括在工作流核准处理器接收电子调整凭证，所述调整凭证基于从买方接收的支付；确定用于所述调整凭证的传送工作流，其中，所述传送工作流能根据所述调整凭证中的信息改变；以及基于所述传送工作流，将所述调整凭证从所述工作流核准处理器自动地传送到多个审阅者的至少一个。
11.如权利要求10所述的方法，其中，所述传送基于所述买方的身份。
12.如权利要求10所述的方法，其中，调整凭证包括扣除的金额，以及其中，所述传送至少部分基于所述金额的大小。
13.如权利要求10所述的方法，其中，所述传送基于预定卖方配置。
14.如权利要求10所述的方法，其中，所述传送至少部分基于所述买方的身份。
15.如权利要求10所述的方法，进一步包括将所述调整凭证传送到另外的人工审阅者，以便核准。
16.一种将调整凭证自动地传送到审阅者的方法，所述方法包括在工作流核准处理器接收电子调整凭证，所述调整凭证基于从买方接收的支付；确定用于所述调整凭证的传送工作流，其中，所述传送工作流能根据所述调整凭证中的信息改变；以及基于所述传送工作流，将所述调整凭证从所述工作流核准处理器自动地传送到多个审阅者的至少一个；其中，所述传送由应用服务供应商(ASP)执行。
17.如权利要求10所述的方法，进一步包括从多个审阅者的所述至少一个接收核准；使用所述调整凭证，处理从所述买方接收的所述支付；以及过帐从所述买方接收的所述支付。
18.如权利要求10所述的方法，进一步包括从多个审阅者的所述至少一个接收拒绝；以及使所述调整凭证转交到代收部。
19.一种用于自动生成调整凭证的系统，所述系统包括支付处理和异常管理应用，从买方接收支付信息以及从卖方接收发票信息；商业数据过滤器，比较所述支付信息和所述发票信息；以及调整凭证产生器，当所述支付信息不同于所述发票信息时，自动地生成调整凭证。
20.如权利要求19所述的系统，其中，所述调整凭证产生器包括多个可用调整凭证。
21.如权利要求20所述的系统，其中，所述调整凭证产生器至少部分基于所述买方的身份，自动地生成所述调整凭证。
22.如权利要求20所述的系统，其中，所述发票信息和所述支付信息间的差值为金额，以及所述调整凭证产生器至少部分基于所述金额的大小，自动生成所述调整凭证。
23.如权利要求20所述的系统，进一步包括工作流核准处理器，将所述调整凭证传送到人工审阅者，以便校准。
24.如权利要求23所述的系统，其中，所述工作流核准处理器基于所述买方的身份，传送所述调整凭证。
25.如权利要求23所述的系统，其中，所述发票信息和所述支付信息间的差值为金额，以及其中，所述工作流核准处理器至少部分基于所述金额的大小，传送所述调整凭证。
26.如权利要求23所述的系统，其中，所述工作流核准处理器基于预定卖方配置，传送所述调整凭证。
27.如权利要求23所述的系统，其中，所述工作流核准处理器将所述调整凭证传送到另外的人工审阅者，以便核准。
28.如权利要求19所述的系统，其中，所述工作流核准处理器实现为应用服务供应商(ASP)。
29.如权利要求19所述的系统，其中，所述工作流核准处理器实现为金融机构。
30.如权利要求19所述的系统，其中，所述工作流核准处理器外包给第三方。
31.一种将调整凭证自动传送到审阅者的系统，所述系统包括工作流核准处理器，接收电子调整凭证，所述调整凭证基于从买方接收的支付；其中，所述工作流核准处理器确定用于所述调整凭证的传送工作流，其中，所述传送工作流能根据所述调整凭证中的信息改变；以及多个审阅者，其中，所述工作流核准处理器基于所述传送工作流，将所述调整凭证自动地传送到所述多个审阅者的至少一个。
32.如权利要求31所述的系统，其中，所述工作流核准处理器基于所述买方的身份，传送所述调整凭证。
33.如权利要求31所述的系统，其中，所述调整凭证包括扣除的金额，以及其中，所述工作流核准处理器至少部分基于所述金额的大小，传送所述调整凭证。
34.如权利要求31所述的系统，其中，所述工作流核准处理器将所述调整凭证传送到另外的审阅者，以便核准。
35.如权利要求31所述的系统，其中，所述工作流核准处理器实现为应用服务供应商(ASP)。
36.如权利要求31所述的系统，其中，在金融机构实现所述工作流核准处理器。
37.如权利要求31所述的系统，其中，所述工作流核准处理器外包给第三方。
38.如权利要求31所述的系统，其中，所述工作流核准处理器从多个审阅者的所述至少一个接收核准，使用所述调整凭证，处理从所述买方接收的所述支付，以及过帐从所述买方接收的所述支付。
39.如权利要求31所述的系统，其中，所述工作流核准处理器从多个审阅者的所述至少一个接收拒绝以及将所述调整凭证转交到代收部。
40.一种用于自动地生成调整凭证的方法，所述方法包括从买方接收支付信息；从卖方接收发票信息；比较所述支付信息和所述发票信息；以及当所述支付信息不同于所述发票信息时，自动地生成调整凭证，其中，所述比较由应用服务供应商(ASP)执行。
41.一种用于自动地生成调整凭证的方法，所述方法包括从买方接收支付信息；从卖方接收发票信息；比较所述支付信息和所述发票信息；以及当所述支付信息不同于所述发票信息时，自动地生成调整凭证，其中，所述比较由安装在金融机构的软件包执行。
42.一种将调整凭证自动传送到审阅者的方法，所述方法包括在工作流核准处理器接收电子调整凭证，所述调整凭证基于从买方接收的支付；确定用于所述调整凭证的传送工作流，其中，所述传送工作流能根据所述调整凭证中的信息改变；以及基于所述传送工作流，将所述调整凭证从所述工作流核准处理器自动地传送到多个审阅者的至少一个，其中，所述传送由安装在金融机构的软件包执行。
43.一种将调整凭证自动传送到审阅者的方法，所述方法包括在工作流核准处理器接收电子调整凭证，所述调整凭证基于从买方接收的支付；确定用于所述调整凭证的传送工作流，其中，所述传送工作流能根据所述调整凭证中的信息改变；以及基于所述传送工作流，将所述调整凭证从所述工作流核准处理器自动地传送到多个审阅者的至少一个，其中，所述传送由已经外包给第三方的软件包执行。
44.一种用于处理来自买方的支付的方法，所述方法包括从卖方接收发票信息，所述发票信息表示由所述卖方给买方开帐单的至少一个未付发票；从买方接收支付信息；电子地比较所述支付信息和所述发票信息，以便自动确定所述支付信息是否能与所述未付发票的至少一个匹配；以及当所述自动确定不能匹配所述支付信息和所述未付信息的至少一个时，将所述支付信息传送到所述卖方的审阅者。
45.如权利要求44所述的方法，进一步包括允许所述用户的审阅者将所述支付信息与所述未付发票的至少一个匹配。
46.如权利要求45所述的方法，其中，因为所述支付信息的支付额不能匹配包括在所述至少一个未付发票的一个中的支付额，所述自动确定不能将所述支付信息与所述未付发票的至少一个匹配。
47.如权利要求46所述的方法，其中，由于数据录入错误，所述支付信息的所述支付额不能与所述至少一个未付发票的一个的所述支付额匹配。
48.如权利要求46所述的方法，其中，因为所述支付信息包括不至一个所述未付发票的支付额以及所述支付信息未表示包括所述不至一个未付发票的哪一个，所述支付信息的所述支付额不能与所述至少一个未付发票的一个的所述支付额匹配。
49.如权利要求46所述的方法，其中，因为所述支付信息的支付额表示还未存在的发票的预付，所述支付信息的所述支付额不能与所述至少一个未付发票的一个的所述支付额匹配。
50.如权利要求46所述的方法，其中，因为所述支付信息的支付额已经支付的发票的支付，所述支付信息的所述支付额不能与所述至少一个未付发票的一个的所述支付额匹配。
51.如权利要求46所述的方法，其中，因为所述发票被扣除或调整，所述支付信息的所述支付额不能与所述至少一个未付发票的一个的所述支付额匹配。
52.如权利要求46所述的方法，其中，所述卖方是第一卖方，以及因为所述支付信息的所述支付额表示除所述第一卖方外，第二卖方的支付，所述支付信息的所述支付额不能与所述至少一个未付发票的一个的所述支付额匹配。
全文摘要
提供用于卖方辅助支付和调整处理的系统和方法。卖方从买方接收不与卖方的发票匹配的支付，因此要求调整。调整凭证产生器从买方接收支付数据以及从所述卖方检索卖方专用订单数据，以便构成调整凭证。根据所需实际调整，产生各种调整凭证。然后，将调整凭证自动地传送到一个或多个买方专用人工审阅者集，以便核准该凭证。最好将自动支付和调整处理系统与卖方的金融机构集成。
文档编号G07G1/06GK1942890SQ200480034725
公开日2007年4月4日 申请日期2004年9月14日 优先权日2003年10月2日
发明者斯泰西·A·利维特, 斯蒂芬·L·马洛伊, 罗伯特·罗戈夫, 布赖恩·R·施韦格尔, 威廉·M·斯坦纳, 艾伦·J·沃尔特斯, 孔翔 申请人:古老世界工业股份有限公司